Organiser son événement sans rien oublier
Vous projetez d’organiser vous-même un événement ? Il faut alors penser à tout. Un oubli peut engendrer d’importants problèmes au moment de l’arrivée de vos invités. Voici une méthode qui vous aidera à recenser tous les postes nécessaires.
Cerner l’objectif de l’événement et la cible que vous allez inviter
Cette réflexion vous permettra de comptabiliser le nombre de personnes invitées, le programme proposé et vos besoins en espace.
Il peut s’agir d’une exposition, d’une foire commerciale, d’une assemblée générale des actionnaires, d’une soirée de personnel…
Prenons l’exemple d’une présentation de nouveau produit à vos clients :
- Nombre : 300 invités
- Programme :
- Apéritif pour favoriser le networking.
- Séance plénière avec présentation du produit
- Repas trois services.
Le Louvexpo vous propose de multiples atouts : Surfaces modulables, parking gratuit de 500 places, bonne communication par route et par train, nombreux services annexes…
Le Louvexpo peut vous conseiller sur la surface qu’il vous faut et vous proposer d’autres services comme les agents de sécurité, le personnel d’accueil, le matériel de technique audiovisuel, ou encore la location de mobilier.
Méthode pour ne rien oublier
Vous allez imaginer le parcours d’un invité depuis le moment où il est informé de l’événement jusqu’à son retour chez lui à la fin de votre événement. Chaque étape va vous permettre d’identifier les postes à pourvoir.
Ci-dessous les étapes de parcours et les postes qui en découlent :
PARCOURS DE L’INVITÉ | POSTES À POURVOIR |
|---|---|
J’ai connaissance de l’événement | Event privé : save the date, invitation, système d’inscription avec confirmation et infos pratiques |
Event public : campagne de communication, site de réservation des places, … | |
Je me rends à l’événement | Plan d’accès, moyens de transport, parking |
Je me présente à l’accueil | Desks et personnel d’accueil, remise des badges, vestiaire |
Pendant l’apéritif d’accueil | Traiteur : formule d’apéritif, zakouskis, mange-debout, personnel de service, décoration florale, … |
Pendant la partie académique | Configuration et mobilier de scène, décoration florale ou autre, gradins et/ou chaises pour le public, places réservées pour les VIP’s et les orateurs, … |
Technique : son, éclairage, projection, nombre de micros | |
Déroulement : conduite minutée de déroulement avec lancement des Power Points, slides personnalisés (présentation des orateurs, slides de début, de fin, d’intermèdes,…) | |
Pendant le dîner | Traiteur : menu 3 services ou buffet, dégustation préalable, taille des tables. Menus sur table, placement libre ou nominatif,… |
Technique : Sonorisation pour discours, éclairage d’ambiance | |
Décoration : milieux de tables et décoration florale, couleur de nappes, chandelier | |
Animations : orchestre itinérant, magicien, caricaturiste, … | |
Après le dîner | Personnel vestiaire, alcootest et alternative à la conduite en cas de personne alcoolisée, cadeau |
Quelques jours après l’événement | Remerciement d’avoir participé à la soirée avec brochure de présentation de l’article présenté à la soirée |
Cette liste n’est évidemment pas limitative et doit être adaptée en fonction du type d’événement, de son contenu, d’une thématique particulière ou du standing de l’événement.
Pensez aussi à préserver l’environnement et à limiter l’empreinte carbone en utilisant de matériaux réutilisables et recyclables, et en choisissant un traiteur favorisant les produits bio et les circuits courts.
Il faut également prévoir du personnel d’encadrement de votre société pour résoudre les petits problèmes survenant durant la soirée (personne non inscrite dans la liste, accueil des VIP’s, encadrement et briefing préalable des orateurs et du personnel, assistance en régie)… Nous reviendrons plus en détails sur le déroulement de l’événement dans un prochain article.
Mais il est certain qu’utiliser cette méthode vous aidera à construire votre évènement.
Vous désirez en savoir plus ?
Rien de tel qu’une petite visite sur place. Il suffit de prendre rendez-vous ou nous appeler au +32 64 77 33 33.
Notre équipe se fera un plaisir de vous répondre.
